خانه / علم داده / آموزش و راهنمایی / آموزش پاوربی‌آی – اشتراک گذاری داشبورد

آموزش پاوربی‌آی – اشتراک گذاری داشبورد

در بخش اول آموزش، دیدیم که دیوید یک مدیر بودجه در شرکت Contoso، اولین داشبورد خود را از روی داده‌های فروش ساخت. ولی ایجاد کردن یک داشبورد تنها نقطه شروعی برای تصمیم‌گیری‌های بودجه سال ۲۰۱۶ است. دیوید باید همکاران خود را در جریان این گزارش بگذارد و همچنین باید راه‌های اشتراک‌گذاری این گزارش‌ها را توسط Power BI بداند. در ضمن باید فیدبک‎هایی که از مدیران دیگر می‌گیرد را نیز جمع‌آوری کند. همین‌طور باید بداند که چگونه چه اطلاعات خاصی را با چه افراد خاصی به اشتراک بگذارد.

۱-۱- دعوت یک کاربر برای دیدن داشبورد

دیوید می‌خواهد داشبوردی را که ساخته با همکاری کارمندش وندی (Wendy) به اشتراک بگذارد. برای این کار در اکانت Power BI خود، داشبوردش را باز می‌کند و سپس مطابق شکل ‏۲‑۱ کلید Share را کلیک می‌کند.

شکل ‏۲‑۱ برای به اشتراک‌گذاری یک داشبورد، روی کلید Share در گوشه سمت راست بالا کلیک کنید

پنجره اشتراک‌گذاری دارای دو قسمت است:

  • Invite and share with: در این قسمت (شکل ‏۲‑۲) جایی است که باید یک ایمیل از کسی که می‌خواهید داده‌های را با او به اشتراک بگذارید وارد کنید.
شکل ‏۲‑۲ در پیغام Share Dashboard می‌توانید لیستی از افراد را برای دیدن آن وارد کنید. همین‌طور می‌توانید برای آن‌ها پیغامی دلخواه ارسال نمایید.
  • Access: در این قسمت (شکل ‏۲‑۳) در Dashboard Link یک URL برای داشبورد می‌بینید. اگر شما در مرحله قبل پیغامی را به دریافت‌کنندگان ارسال نکرده باشید، برای اینکه شخصی را که دعوت کرده‌اید مطلع نمایید، باید این URL را کپی کرده و برای وی ارسال کنید. همین‌طور در قسمت Access لیستی از کاربران را می‌بینید که قبلاً با آن‌ها داشبوردها را به اشتراک گذاشته‌اید.
شکل ‏۲‑۳ سربرگ Access نشان‌دهنده کاربرانی است که به داشبورد دسترسی دارند و همین‌طور یک لینک برای اشتراک‌گذاری آن ارائه می‌دهد.

ایمیلی که وندی دریافت می‌کند به‌صورت شکل ‏۲‑۴ است. اگر وندی روی لینک ارسال‌شده کلیک کند، چنانچه تابه‌حال اکانت Power BI نداشته باشد باید مثل دیوید برای خود یک اکانت ایجاد کند (به روالی که در بخش اول آموزش بیان شد). اگر هم از قبل اکانت داشته باشد، به داشبوردی که دیوید برای او فرستاده منتقل می‌شود.

شکل ‏۲‑۴ نرم‌افزار Power BI یک ایمیل به افرادی که داشبورد با آن‌ها به اشتراک گذاشته‌شده است ارسال می‌کند.

حال وندی می‌تواند داشبوردی که دیوید فرستاده را ببیند. این داشبورد شامل گزارش‌ها، تصویرهای پین شده و غیره است. ابتدا وندی نمی‌تواند محتویات این داشبورد را تغییر دهد و فقط می‌تواند آن را بخواند. برای اینکه او این قابلیت را داشته باشد، دیوید باید از قبل یک فضای گروهی (Workspace) بسازد، که بعداً در همین فصل بدان اشاره خواهیم کرد. آیکونی که در شکل ‏۲‑۵ نشان داده‌شده است به وندی می‌گوید که او فقط می‌تواند داشبورد ارسال‌شده را بخواند.

شکل ‏۲‑۵ داشبورد به اشتراک گذاشته‌شده با یک آیکن “Shared” قبل از نام داشبورد نشان داده می‌شود.

۲-۱-۱- دعوت کاربران بیرون از سازمان

حال اگر دیوید بخواهد شخصی را که در سازمان او کار می‌کند دعوت به دیدن داشبوردش کند باید چه کند؟ برای پاسخ به یک مثال توجه کنید: هرچند Power BI برای اشتراک‌گذاری گزارش‌ها در یک سازمان طراحی شده است، اما می‌توانید با استفاده از Power BI برای افراد خارج از سازمان هم داشبوردها را ارسال کنید. راه‌هایی که Power BI یک “سازمان” را شناسایی می‌کند، به‌صورت زیر است:

  • هر کاربر یک ایمیل از دامنه (domain) یک شرکت نیاز دارد.
  • تمام کاربرانی که از یک دامنه استفاده می‌کنند، جزو یک سازمان به‌حساب می‌آیند. دامنه‌هایی مثل Hotmail.com یا Gmail.com پذیرفته نیستند.

بهتر است بدانید که مانند مراحل قبل شما می‌توانید برای افراد خارج از سازمان داشبوردهای خود را به اشتراک بگذارید. در این راستا اگر ایمیل خارج از دامنه سازمان خود وارد کنید، پیغامی مطابق شکل ‏۲‑۶ خواهید دید.

شکل ‏۲‑۶ پیغامی که در هنگام اشتراک‌گذاری یک داشبورد با فردی خارج از سازمان ظاهر می‌شود.

خیلی مهم است که تفاوت کاربر در سازمان (کاربران داخلی) و کاربر خارج از سازمان (کاربران خارجی) را بدانیم. در آخر اینکه شما می‌توانید از طریق وب هم گزارش‌ها خود را به اشتراک بگذارید. البته از این طریق نمی‌توانید داشبوردی را به اشتراک بگذارید. برای این کار از منوی فایل روی Publish To Web مطابق شکل ‏۲‑۷ کلیک کنید. دقت کنید که با این کار همه افراد به این صفحه دسترسی خواهند داشت و شما نمی‌توانید کنترل کنید که چه کسانی از آن دیدن کنند.

برای مطالعه :   قیام NoSQL ادامه دارد - نگاهی به گرایشات و بازارکار
شکل ‏۲‑۷ منوی File شامل گزینه Publish to Web که امکان ارسال یک داشبورد را در اینترنت فراهم می‌کند.

بعدازاینکه URL تولید شد، می‌توانید آن را برای هرکسی که خواستید ارسال نمایید.

۲-۱- ایجاد یک گروه Workspace

تا الآن دیدیم که دیوید داشبوردی را که ساخته بود برای وندی ارسال کرد. بر این اساس او باید تمام داشبوردهایی را که ساخته است تک‌تک برای وندی ارسال کند. حتی اگر او بخواهد داشبوردش را با دیگر افراد غیر از وندی به اشتراک بگذارد، مجبور است تمام کارهای فوق را یک‌یک دوباره، برای هر شخص جداگانه انجام دهد. خوشبختانه در Power BI می‌توان یک گروه تشکیل داد تا داشبوردها را به‌راحتی با افراد زیادی به اشتراک گذاشت. همین‌طور حق تغییر دادن داشبورد را به افراد خاص اعطا کرد. برای ساخت یک گروه باید نسخه Power BI Pro را داشته باشید. با نسخه رایگان آن نمی‌توانید گروه بسازید. برای ساخت گروه روی کلید بعلاوه در شکل ‏۲‑۸ کلیک کنید.

شکل ‏۲‑۸ می‌توانید با کلیک بر روی (+) یک گروه تشکیل دهید.

بعد از کلیک روی بعلاوه، جدول مطابق شکل ‏۲‑۹ باز می‌شود. در این جدول می‌توانید نام گروه (در اینجا budget2016)، نام افراد گروه و سطح دسترسی آن‌ها را تعیین کنید.

شکل ‏۲‑۹ یک گروه شامل اعضا و تنظیمات خصوصی است که admin می‌تواند آن‌ها را تغییر دهد.

در اینجا می‌توانید تعیین کنید که آیا شخص فقط داشبورد را ببیند یا اینکه بتواند آن را تغییر هم بدهد. با توجه به شکل ‏۲‑۹، دیوید به وندی اجازه داده تا بتواند داشبورد را دست‌کاری کند. در این صورت وندی و دیوید گروه Workspace را به‌صورت شکل ‏۲‑۱۰ مشاهده خواهند کرد.

شکل ‏۲‑۱۰  لیستی از گروه‌های workspace که کاربر عضوی از آن‌ها است.

۳-۱- اشتراک‌گذاری توسط OneDive 

حال دیوید به دنبال راهی است که نه‌تنها گزارش‌ها و داشبوردها بلکه دیتاست ها را هم باهم گروهی‌هایش به اشتراک بگذارد. همین‌طور از داده‌هایی که توسط دیگر افراد تغییر داده می‌شوند نیز استفاده کند. در فصل ۱ دیدیم که دیوید فایل Excel را که از مدیر Country/region دریافت کرده بود را آپلود کرده است و از روی آن گزارش‌ها را تهیه نموده است. حال او می‌خواهد روشی پیدا کند که اگر کسی بتواند روی فایل Excel تغییری ایجاد کند گزارش‌ها و داشبوردها بر اساس آن به‌صورت خودکار تغییر کنند. برای این کار دیوید یک Worksheet جدید را در همان فایل Excel قبلی می‌سازد و داده‌هایی را مطابق شکل ‏۲‑۱۱ در آن کپی می‌کند.

شکل ‏۲‑۱۱ جدول بودجه دیوید اکنون حداقل یک ردیف برای هر یک از Country/region و Brand دارد.

حال دیوید می‌خواهد این Workbook را با دیگران به اشتراک بگذارد تا آن‌ها هم بتوانند تغییرات دلخواه را روی آن انجام دهند. که از بهترین روش‌ها برای انجام این کار استفاده از سرویس  OneDrive for Business  است. برای این کار روی کلید سمت چپ در بالای صفحه Power BI کلیک کنید و سپس گزینه OneDrive را انتخاب کنید.(مطابق شکل ‏۲‑۱۲)

شکل ‏۲‑۱۲ می‌توانید با کلیک روی گزینه بالا در گوشه سمت چپ در سایت Power BI و سپس کلیک بر روی OneDrive به امکانات OneDrive دسترسی داشته باشید.

در صفحه‌ای که باز می‌شود، دیوید می‌تواند فایل موردنظر خود(فایل Excel) را آپلود کند. این کار را مطابق شکل ‏۲‑۱۳ انجام می‌دهد.

شکل ‏۲‑۱۳ کارهایی که باید برای آپلود یک سند در فولدر گروه در OneDrive for Business انجام داد.

بعد از آپلود دیوید تصویر شکل ‏۲‑۱۴ را می‌بیند، همین‌طور کلید Sync را مشاهده می‌کند. بعد از ایجاد تغییرات روی فایل Excel و فشردن Sync ، تمام تغییرات روی فایل آپلود شده اعمال می‌شود. تمام این دسترسی‌ها برای دیگر کاربران گروه نیز فراهم است. حال دیوید می‌تواند از روی فایل آپلود شده شروع به تهیه گزارش کند.

شکل ‏۲‑۱۴ پس از آپلود، فایل “Sales 2015 and Budget 2016” در دسترس است و در فولدر گروه Budget 2016 لیست می‌شود.

حال برای تهیه گزارش به Power BI برمی‌گردیم البته قسمت گزارش‌ها و داشبورد خالی هستند.( شکل ‏۲‑۱۵)


شکل ‏۲‑۱۵ لیست داشبورد، گزارش، و دیتاست اولیه برای گروه workspace جدید خالی است.

حال برای تهیه گزارش باید دقیقاً مطابق بخش اول آموزش اقدام کرد. البته در اینجا به‌جای انتخاب فایل از روی کامپیوتر، باید فایل به اشتراک گذاشته‌شده روی  OneDrive را مطابق شکل ‏۲‑۱۶ آدرس‌دهی کرد.

برای مطالعه :   طلایه داران هوش تجاری دنیا از منظر گارتنر - ۲۰۱۷
شکل ‏۲ ۱۶ منابع موجود برای دسترسی به فایل‌های موردنیاز Power BI شامل فایل‌ها در سیستم و OneDrive.

سپس مطابق شکل ‏۲‑۱۷، فایل موجود در OneDrive را انتخاب می‌کند.

شکل ‏۲‑۱۷  لیست فایل‌های در دسترس در OneDrive.

مطابق شکل ‏۲‑۱۸ دو حالت برای انتخاب فایل Excel وجود دارد. اولین حالت برای زمانی است که بخواهید داده‌ها را به‌عنوان داده‌های خام آپلود کنید و حالت دوم برای آن است که علاوه بر داده‌ها می‌توانید گزارش‌هایی را که قبلاً در Excel تهیه کرده‌اید را نیز به‌عنوان گزارش آپلود کنید.

شکل ‏۲‑۱۸ برای بارگذاری کردن محتوای فایل ذخیره‌شده در OneDrive Excel روی کلید Import کلیک کنید.

حال هرگاه یکی از اعضای گروه داده جدیدی را به فایل Excel  اضافه کند، این تغییرات به‌طور خودکار برای همه افراد گروه قابل‌مشاهده است. اکنون مانند قبل دیوید شروع به تهیه گزارش می‌کند. به‌طور مثال گزارشی مطابق شکل ‏۲‑۱۹ را می‌سازد.

شکل ‏۲‑۱۹ گزارش Budget Totals دارای ماتریس و چارت‌های کلاس‌بندی شده است.

دیوید گزارشی را که ساخته Save می‌کند. همین‌طور تصویرسازی‌ها را نیز برای تهیه داشبورد پین می‌کند و این گزارش‌ها و داشبورد را با وندی به اشتراک می‌گذارد. حال اگر وندی وارد OneDrive  شود و روی فایل Sales 2015 و  Budget 2016 کلیک کند می‌تواند محتویات فایل‌ها را مشاهده کند و همچنین مطابق شکل ‏۲‑۲۰  آن‌ها را اصلاح کند.

شکل ‏۲‑۲۰ وندی می‌تواند فایل Excel workbook که در OneDrive ذخیره شده است را ویرایش کند.

تغییرات ایجادشده مطابق شکل ‏۲‑۲۱ هستند.

شکل ‏۲‑۲۱ اعدادی که وارد فایل Excel آنلاین می‌شوند بلافاصله ذخیره شده و در workbook موجود در OneDrive بروز می‌شود.

حال وندی به داشبورد برمی‌گردد و مشاهده می‌کند تغییراتی که انجام داده در داشبورد به‌طور خودکار اعمال‌شده‌اند (شکل ‏۲‑۲۲).

شکل ‏۲‑۲۲ وقتی شخصی فایل Excel موجود در OneDrive را تغییر می‌دهد، داشبورد به‌طور خودکار شماره‌ها را بروز می‌کنند.

۴-۱- مشاهده گزارش‌ها و داشبورد در موبایل

تمام افرادی که به Power BI  دسترسی دارند می‌توانند تمامی گزارش‌ها و داشبوردها را روی موبایل نیز مشاهده کنند. برای این کار نسخه‌های ویندوز، iOS و اندروید وجود دارند.

به موضوع دیوید برگردیم. فرض کنید که او می‌خواهد در جریان یک ملاقات از ویندوز۱۰ که روی تبلت وی نصب شده استفاده کند. در ضمن در اتاقی که او قرار است جلسه داشته باشد، دسترسی به اینترنتی خوبی ندارد فلذا او می‌تواند از قابلیت آفلاین بودن Power BI استفاده کند به‌طوری‌که تمامی گزارش‌ها، داشبوردها و دیتاست ها را به‌صورت آفلاین طبق آخرین بروز رسانی روی تبلت مشاهده کند. شکل ‏۲‑۲۳ نمایی از گزارش‌ها را روی ویندوز۱۰ تبلت دیوید نشان می‌دهد که بسیار شبیه نسخه آنلاین Power BI  است.

شکل ‏۲‑۲۳  Power BI در اپلیکیشن ویندوز۱۰٫

ممکن است شما برای استفاده از Power BI  از دستگاه‌های دیگر نیز استفاده کنید. شکل ‏۲‑۲۴ نمایی از گزارش‌ها را روی یک iPad نمایش می‌دهد. در iPad می‌توانید روی نمودارها زوم کنید تا بهتر از جزئیات آگاه شوید. شکل ‏۲‑۲۵ نمایی نزدیک‌تر از شکل ‏۲‑۲۴ را نشان می‌دهد.

شکل ‏۲‑۲۴ مشاهده گزارش Power BI در iPad.
شکل ‏۲‑۲۵ نمای نزدیک از تصاویر داشبورد روی Power BI در اپلیکیشن iPad.

نمایش گزارش در دستگاه‌های اندروید کمی متفاوت است و شما می‌توانید مثل iOS روی آن‌ها زوم هم انجام دهید. شکل ‏۲‑۲۶ یک نمونه را نشان می‌دهد و شکل ‏۲‑۲۷ نیز نمای نزدیک آن را به تصویر می‌کشد.


شکل ‏۲‑۲۶ مشاهده گزارش Power BI در اپلیکیشن اندروید.
شکل ‏۲‑۲۷ نمای نزدیک از تصاویر داشبورد روی Power BI در اپلیکیشن اندروید.

همین‌طور اگر بخواهید داده‌هایی را در فایل Excel وارد کنید می‌توانید از نسخه‌های موبایل Excel استفاده کنید. این کار خیلی بهتر از استفاده از نسخه آنلاینExcel  است. شکل ‏۲‑۲۸، Workbook  مربوط به Sales 2015 را در یک موبایل اندروید نشان می‌دهد.

شکل ‏۲‑۲۸ اپلیکیشن Excel برای اندروید در حال نمایش فایل Sales.

نسخه‌های دیگر Power BI  روی دستگاه‌های دیگر امکانات متفاوتی را برای کاربر فراهم می‌کنند که البته در اینجا هدف ارائه این امکانات و تفاوت‌ها نیست و پیشنهاد می‌شود شما به فراخور نیاز خود، خودتان اپلیکیشن مربوطه را امتحان کنید.

۵-۱- نتیجه‌‏گیری

در این آموزش مشاهده کردید که چگونه گزارش‌ها، داشبوردها و داده‌های خام را با دیگران در یک سازمان به اشتراک بگذارید.

  • شما می‌توانید افرادی را در سازمان خود به دیدن داشبورد و گزارش‌های مربوط به آن دعوت کنید.
  • برای اشخاصی که خارج از سازمان هستند باید یک اکانت اجاره‌ای بسازید.
  • می‌توانید گزارش‌ها را روی وب هم منتشر کنید، البته در این صورت همه به آن دسترسی خواهند داشت پس نباید داده‌های محرمانه و خصوصی سازمان را روی وب بگذارید.
  • می‌توانید در سازمان یک گروه برای اشتراک‌گذاری گزارش‌ها، داشبوردها و داده‌ها بسازید.
  • می‌توانید برای چنین گروهی یک دسترسی به OneDrive for Business  فراهم کنید تا هر شخص بتواند داده‌ها را مستقیماً وارد کند و به‌تناسب آن گزارش‌های مربوطه به‌طور خودکار بروز شوند.
  • می‌توانید داشبوردها و گزارش‌ها را با استفاده از اپلیکیشن‎های موبایل Power BI مشاهده کنید. این کار بسیار مناسب‌تر از این است که از نسخه آنلاین استفاده کنید. چراکه اپلیکیشن ها برای صفحات کوچک‌تر نمایش مناسب‌تر هستند. در ضمن قابلیت نمایش را در حالت آفلاین را نیز دارند.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.